چالش های دورکاری در زمان های بحرانی شامل چه مواردی می‌شوند؟ به وجود آمدن شرایط بحرانی همچون شیوع ویروس کرونا، فضایی را در سطح جهان تشکیل می‌دهد که الزام بروز تغییرات جدیدی را به وجود می‌آورند. یکی از این موارد، استفاده از سیستم‌های دورکاری و به کار گرفتن شیوه و شگرد‌های آن است. بنابراین، آمادگی برای تطبیق با شرایط جدید می‌تواند مزیت رقابتی متمایزکننده‌ای را به وجود آورد که باعث شود در دوره زمانی کوتاه، گوی رقابت را از دیگران قاپیده و در صدر جدول برترین‌های حیطه کاری خود قرار بگیریم. تازه‌ترین شرایطی که باعث ایجاد بحران در جهان شده، شیوع ویروس کرونا بوده است. این ویروس، به دلیل شرایط استثنایی و دشواری که به وجود آورد، دورکاری را بیش از پیش با اهمیت روبرو ساخته است. در همین دوره زمانی کوتاه، بسیاری از شرکت‌ها، موسسات و سازمان‌ها، به‌کارگیری نیروهای دورکار را در صدر اولویت‌های خود قرار دادند و در بازه‌ای اندک، توانستند به خوبی خود را با شرایط بوجود آمده وفق دهند. پنل پیامکی فراپیامک نیز در همین مدت، کارمندان خود را به بهترین شکل، در قالب دورکاری اداره می‌کند.
چالش های دورکاری در زمان های بحرانی را بشناسیم!
چالش های دورکاری در زمان های بحرانی، موضوعی است که بسیاری از افراد و سازمان‌ها از آن غافلند. این موضوع باعث می‌شود تا آنان، نه تنها از فرصت ایجادشده برای ایجاد تغییر غافل شوند، بلکه متحمل خسارات فراوانی نیز گردند. در این مقاله از سلسله مقالات پنل پیامکی فراپیامک، قصد داریم چالش های دورکاری در زمان های بحرانی را مورد بررسی قرار داده و با ارائه راهکارهایی، مدیریت منابع انسانی در زمان دورکاری را با حداکثر راندمان انجام دهیم. سیاست‌هایی که در مقابله با شیوع ویروس کرونا اتخاذ گردیده، باعث شده است که مدیران و مسئولان بسیاری در کشورهای مختلف جهان، اقدام به ترک دفترهای کار خود نموده و فعالیت‌های کاری‌شان را از منزل دنبال کنند. شاید در طول دهه‌های اخیر، این اولین بار باشد که الزام به دورکاری، به حداکثر خود رسیده باشد. این اتفاق، به دلیل شدت و سرعت ویروس کرونا، الزام به قرنطینه کردن و نیز گسترش ارتباطات از راه دور و دسترسی به اینترنت، همگی باعث شده‌اند که دورکاری، هم با ضرورت و هم با کیفیت بالاتری انجام شود. حال لازم است دریابیم که مدیریت منابع انسانی در زمان دورکاری با چه چالش‌هایی روبروست و چگونه می‌توان با آنها مقابله کرد؟
چالش‌های رایج در وضعیت دورکاری
مهم‌ترین کاری که لازم است مدیران و مسئولان برای مدیریت منابع انسانی در زمان دورکاری انجام دهند، درک درست از شرایط و چالش‌های این وضعیت است. در غیر این صورت، کارمندان و متخصصانی که تا پیش از دورکاری، بازدهی بالایی داشته‌اند، بسیار احتمال دارد که سهم زیادی از این راندمان را از دست داده و با افت عملکرد روبرو شوند. بنابراین، شناخت چالش‌های دورکاری، مدیریت منابع انسانی را در زمان دورکاری موثرتر می‌کند. همچنین که می‌دانیم شرایط بحرانی پیش آمده می‌تواند انواع مدل های کسب و کار اینترنتی را نیز متحول کند!
عدم وجود نظارت رو در رو
ذهن مدیران و کارمندان در وضعیت دورکاری، درگیر یک دغدغه بدوی است! عدم وجود نظارت رو در رو در شرایط دورکاری، مدیران و سرپرستان را نگران این موضوع می‌کند که کارمندان، به اندازه‌ای که لازم است کار نکرده و بهره‌وری آنان کاهش یابد. هر چند در تعداد زیادی از پروژه‌ها، تحقیقات انجام شده، خلاف این موضوع را نشان داده است. از طرف دیگر، کارمندان، از نبود اطلاعات و عدم دسترسی به منابع، گله و شکایت دارند. باور برخی از آنها نیز بر این است که مدیران، شرایط آنها را در وضعیت دورکاری به خوبی درک نکرده و پشتیبانی لازم را به انجام نمی‌رسانند.
عدم دسترسی به اطلاعات و منابع
نبودن دسترسی دقیق و سریع به اطلاعات باعث شده که سوء‌تفاهمات و حساسیت‌های زیادی در امر دورکاری به وجود بیایند. کارمندانی که اخیراً دورکار شده‌اند، از زمان‌های اضافه‌ای که برای جابجایی اطلاعات بین همکارانشان صرف می‌کنند، شکایت داشته و پاسخ دادن به سوالات ساده‌‌ای که از سمت آنان وارد می‌شود نیز باعث می‌شود استرس و اضطراب زیادی را متحمل گردند. مهم‌ترین کاری که برای رفع این چالش باید انجام شود، به‌وجود آوردن دانش مشترک و تعریف مسئولیت از سمت مدیران و مسئولان می‌باشد.
انزوا و افسردگی
بسیاری از شاغلین، از حضور در بین همکاران و بودن در جمع افراد هم‌تیپ خود لذت می‌برند. برای چنین افرادی، مهم‌تر از خود کار، استفاده از روابط اجتماعی در حین کار کردن می‌باشد که باعث ترشح هورمون‌هایی در سطح بدن آنان می‌گردد. یکی از رایج‌ترین گله‌هایی که کارمندان دورکار دارند، تنهایی و نبود روابط اجتماعی است. این مورد، بخصوص در افراد برونگرا و کسانی که از روابط و چالش‌های اجتماعی لذت می‌برند، بیشتر دیده می‌شود. هر چند، دورکاری و انزوای اجتماعی، بر همه تیپ‌های شخصیتی، تاثیرات خود را خواهد گذاشت.
حواس پرتی و عدم تمرکز در خانه
حضور در فضای خانه و بودن در کنار همسر، فرزندان یا دیگر اعضای خانه، باعث بروز حواس پرتی‌هایی در روند کار می‌شود. در تصاویر زیادی دیده‌ایم که کارمندان دورکار، در حالی که فرزند خود را در آغوش گرفته‌اند، مشغول تایپ کردن با لپ‌تاپ خود هستند. همچنین، دیدن صحنه‌هایی از افراد دورکار که روی مبل دراز کشیده یا در وضعیت‌های دیگری هستند نیز بسیار پیش‌آمده است. این وضعیت، یکی از مهم‌ترین چالش های دورکاری در زمان های بحرانی است. نبود فرهنگ دورکاری، ضعف بدنی و نیز نداشتن آمادگی ذهنی باعث می‌شود که راندمان افراد در مدیریت موثر منابع انسانی در زمان دورکاری با خطاهای زیادی مواجه گردد.
فراپیامک به مدیران توصیه می‌کند که …
هرچند دورکاری می‌تواند با چالش‌های زیادی همراه باشد، اما طبق تجربه فراپیامک که یک شرکت باسابقه و فعال در زمینه پنل اس ام اس است، مدیران می‌توانند با به کارگیری راهکارهای زیر، به بهترین شکل از عهده مسئولیت‌های سازمانی خود و کارمندان‌شان برآیند.
مدیریت سازمان یافته انجام دهید!
بسیاری از مدیران موفق دورکار، با انجام تماس‌های روزانه با کارمندان خود، هماهنگی‌های لازم را با آنها به عمل آورده و مسئولیتها و وظایف ایشان را مورد بررسی و ارزیابی قرار می‌دهند. این تماس‌ها می‌توانند در قالب مجموعه‌ای از تماس‌های فردی یا گروهی باشد. نکته مهم این است که این تماس‌ها نباید به صورت اتفاقی بوده و حتماً با هماهنگی و هدف مشخص انجام شوند.
بهره‌مندی از ابزارهای ارتباطی متنوع در شرایط مختلف
استفاده از ایمیل، پیامک یا تماس تصویری به تنهایی کافی نیستند! در حال حاضر، تکنولوژی به اندازه‌ای با تنوع ابزارهای ارتباطی روبروست که هر شخص می‌تواند ابزارهای مختلفی را برای اهداف مختلف به کار گیرد. هر کدام از این ابزارها، برای هدف خاصی، بیشترین کارآیی را دارند. بنابراین، لازم است که مدیران دریابند بهترین استفاده از ویدئو کنفرانس چیست، در کجا باید از ایمیل استفاده کنند و چه زمان‌هایی تماس صوتی بهترین کارآیی را خواهد داشت!
بین کارمندان، تعامل ایجاد کنید!
یکی از مهم‌ترین گام‌هایی که مدیران در زمان‌های دورکاری باید در نظر داشته باشند، به وجود آوردن شرایطی برای برقراری تعاملات اجتماعی بین کارمندان است. این موضوع برای همه کارمندان صدق می‌کند اما در خصوص آنان که به تازگی در این امر وارد شدند، از اهمیت بیشتری برخوردار است. مکالمات غیررسمی درباره موضوعات نامرتبط با کار، می‌تواند تعامل بین کارمندان را به خوبی برقرار کند.
از کارمندان‌تان، حمایت احساسی کنید!
مدیران لازم است که استرسی که در شرایط دورکاری به کارمندان غالب می‌شود را درک کنند. بنابراین، باید با آگاهی از احساسات و اضطراب آنها، با وی همدردی کرده و از آنها حمایت احساسی نمایند. مطرح کردن سوالات ساده و حتی احوال‌پرسی با آنان و سعی در گوش سپردن به دغدغه‌های کارمندان باعث می‌شود که راندمان در شرایط دورکاری بسیار بالاتر از حد معمول قرار بگیرد.
