ما اغلب در مورد ارسال پیامک به مشتریان شنیده‌ایم، اما 70 درصد از متخصصان نیز معتقدند که استفاده از یک پنل پیامکی، درست مانند زمانی که به مشتریان خود پیامک می‌فرستید، باید برای ارتباطات بین دفتری استفاده شود و به خاطر داشته باشید که رعایت قوانین پیامک در کسب و کار هنگام ارسال پیامک به کارمندان نیز، بسیار مهم است.
7 قانون پیامک تجاری
در ادامه، راهنمایی برای قوانین و آداب پیام کوتاه حرفه‌ای برای ارتباطات کارکنان شما آمده است:
- مراقب زمان بندی خود باشید.
- مطمئن شوید که لحن شما واضح است.
- هنگام استفاده از اختصارات، تصور نکنید که کارمند شما می‌داند.
- از پیامک برای اطلاعیه‌های حساس استفاده نکنید.
- از ایموجی‌ها با احتیاط استفاده کنید.
- پیامک را کوتاه نگه دارید.
- هدف پیامک خود را به خاطر بسپارید.
در ادامه این مطلب، همه قوانین را به طور کامل توضیح خواهیم داد.
-
مراقب زمان بندی خود باشید!
از آن‌جایی که پیامک یکی از مستقیم‌ترین روش‌های ارتباطی است، به زمان ارسال پیام توجه کنید. به عنوان مثال اگر بعد از ساعت کاری پیامک می‌فرستید، نباید انتظار داشته باشید که کارمندانتان به شما پاسخ دهند یا به پیام شما توجه زیادی نشان دهند.
سعی کنید از ارسال پیامک به کارمندان در خارج از ساعات کاری خودداری کنید، نه تنها به دلیل احترام به وقت آن‌ها بلکه برای اطمینان از اینکه آن‌ها هیچ پیام مهمی را از دست نخواهند داد.
-
مطمئن شوید که لحن شما واضح است!
از آن‌جایی که شما برای نوشتن این پیام کوتاه، سریع اقدام کرده‌اید، متن پیامک ممکن است به لحن‌های ناخواسته خوانده شود. برای مثال، ممکن است لحن آن خشن‌تر یا سخت‌تر از آن‌چه خودتان فکر می‌کنید، در ذهن مخاطبتان به نظر برسد.
سعی کنید جملات را کامل بنویسید تا بی‌ادبانه به نظر نرسید. همیشه پیام‌های خود را با صدای بلند بخوانید تا لحن صدای خود را دوباره بررسی کنید و مطمئن شوید که پیام شما همانطور که می‌خواهید در نظر گرفته و دریافت می‌شود. فراموش نکنید که از زبان مودبانه و کلماتی مانند "لطفا" و "متشکرم" استفاده کنید.
-
هنگام استفاده از اختصارات، بیشتر دقت کنید!
تصور نکنید که همه افراد، کلمات اختصاری که می‌دانید و اغلب استفاده می‌کنید را می‌فهمند. اگر نیاز به صرفه جویی در متن دارید، به کوتاه نویسی‌های معروف پایبند باشید تا گیرندگان، پیام شما را درک کنند.
از استفاده جملات و کلمات اختصاری غیرحرفه‌ای، خودداری کنید. به‌عنوان یک قاعده کلی، توصیه می‌کنیم از استفاده از کلمات اختصاری که با صدای بلند به کارمندان خود نمی‌گویید، اجتناب کنید.
-
از پیام متنی برای اطلاعیه‌های حساس استفاده نکنید!
در حالی که ارسال یک پیام متنی آسان و راحت است، از به اشتراک گذاشتن اخبار بد یا بازخورد منفی از طریق متن خودداری کنید. این کار، نه تنها خطر تفسیر نادرست را به همراه دارد، بلکه موضوعات حساس بهتر است شخصا مورد بحث قرار گیرند.
معمولا پیشنهاد می‌شود اطلاعات مهم را با ارسال یک ایمیل اطلاع‌رسانی کنید. سپس، یک پیام متنی برای تیم خود ارسال کنید تا به آن‌ها یادآوری کنید که صندوق ورودی ایمیل خود را بررسی کنند.
-
از ایموجی‌ها در پیامک تجاری خود استفاده نکنید!
بسیاری از برندها هنگام ارسال پیامک به مشتریان خود برای انتقال لحن معمولی و دوستانه از ایموجی‌ها استفاده می‌کنند. اما زمان و مکانی برای ایموجی‌ها وجود دارد و برای ارسال یک پیام متنی حرفه‌ای ممکن است مناسب نباشد.
در بیشتر موارد، توصیه می‌کنیم از ایموجی‌ها اجتناب کنید؛ زیرا می‌توانند باعث سردرگمی یا حتی آزار گیرندگان شما شوند. با این حال، فرض کنید در حال ارسال یک پیام مثبت مانند اعلام میزان بهبود فروش در طول سال هستید، در این صورت، می‌توانید از ایموجی‌ها (مانند صورتک‌ها) استفاده کنید، در حالی که همچنان به آداب پیام‌رسانی تجاری پایبند هستید.
ایموجی‌ها همچنین می‌توانند برند شما را انسانی کرده و تعامل را تشویق کنند، به شرطی که در صورت لزوم از ایموجی‌های مرتبط و مناسب استفاده کنید.
-
پیامک را کوتاه نگه دارید!
مانند پیام‌های مشتری، پیام‌های ارسالی به کارکنان را کوتاه نگه دارید تا کار بر روی اطلاعات متمرکز شود.
پیام شما می‌تواند شامل یک فراخوان برای گرفتن اطلاعات شخصی، مانند ارسال لینکی برای فرستادن شماره حساب یا ثبت نام در فرم دریافت مزایا باشد. به این ترتیب، می‌توانید اطمینان حاصل کنید که کارمندان از مرحله بعدی مطلع خواهند شد.
-
هدف خود را به خاطر بسپارید!
هنگامی که پنل بازاریابی پیامکی خود را با هدف ارسال پیام به کارمندانتان راه‌اندازی می‌کنید، با تعریف دلایل خاص برای ارسال پیامک شروع کنید. به عنوان مثال، آیا می‌خواهید از ارتباط متنی برای اشتراک‌گذاری فقط به‌روزرسانی‌های مهم مانند تغییرات در برنامه نوبت کاری یا ساعات کار استفاده کنید؟ یا شاید فقط می‌خواهید یادآوری‌های جلسه را ارسال کنید؟
لطفاً با استفاده از پنل پیامکی خود، برای چیزی غیر از هدف مورد نظر، از اعتماد کارکنان خود سوءاستفاده نکنید. برای مثال، اگر پیام‌های زیادی برای تیم خود ارسال کنید، ممکن است پیام‌های شما را نخوانند و یادداشت مهمی را از دست بدهند.
چه زمانی ارسال پیامک به کارمندان مناسب است؟
ارتباطات داخلی اولویت اصلی بسیاری از مشاغل است، به طوری که 53 درصد از پاسخ دهندگان به نظرسنجی، متعهد به بهبود کانال‌های ارتباطی دیجیتال هستند. اگرچه بسیاری از برنامه‌های کاربردی در بازار هستند، معرفی یک پلت فرم جدید به تیم شما می‌تواند چالش برانگیز باشد. برخی از کارمندان ممکن است در برابر یادگیری یک ابزار جدید مقاومت کنند یا احساس کنند که در حال حاضر برنامه‌های زیادی برای بررسی دارند.
در مقایسه، پیام‌های متنی پیامکی نیازی به آموزش اضافی یا برنامه اختصاصی ندارند. با این حال، کسب‌وکارهایی که قبلاً از یک پلتفرم بازاریابی پیامکی استفاده می‌کردند، برای استفاده از پیامک برای ارتباطات تجاری درون شرکتی باید کارمندان خود را در لیست مشترکین به صورت جداگانه اضافه کنند.
ارسال پیامک به کارکنان مزایای زیادی برای سازمان شما دارد. به عنوان مثال، می‌توانید در صورت وقوع حادثه در محل، هشدارهای امنیتی ارسال کنید و به کارکنان هشدار دهید که وارد دفتر نشوند. حتی می‌توانید پیام‌های متنی یادآوری را به صورت خودکار تنظیم کنید تا مطمئن شوید که کارمندان هیچ جلسه یا تغییر برنامه‌ای را از دست نمی‌دهند.
نمونه‌های پیام متنی برای کارکنان
پیام‌های متنی به طور موثر اطلاعات مهم را منتقل می‌کند و گیرندگان، چه مشتریان و چه کارمندان شما، را درگیر می‌کند. اگر می‌خواهید شروع به ارسال پیامک به کارمندان خود کنید، در زیر چند الگو وجود دارد که به شما در شروع کار کمک می‌کند.
رویدادهای شرکت
"سلام، ما تعطیلات سالانه شرکت خود را برای دوشنبه، 3/14 تا چهارشنبه، 3/16 برنامه ریزی کرده‌ایم؛ اگر محدودیت‌هایی دارید به ما اطلاع دهید تا بر اساس آن برنامه ریزی کنیم."
اگر به کارمندان خود نیاز دارید تا در زمان مشخصی پاسخگوی سوال شما باشند، لینکی را در پیام خود بگنجانید.
یادآوری تعطیلات
"دفتر از جمعه 23/12 لغایت دوشنبه 2/1 در روزهای تعطیل، تعطیل خواهد بود. فراموش نکنید که هیچ فاکتوری برای ماه اسفند تا پایان ماه ارسال نکنید."
یادآوری جلسه
"فردا ساعت 2 بعدازظهر در ..... با........ جلسه‌ای دارید."
"امروز ساعت 3 بعدازظهر در اتاق کنفرانس با تیم جلسه‌ای دارید."
اطلاعیه‌های منابع انسانی
"آخرین مهلت ثبت نام مزایای کارکنان دوشنبه 30/5 است. برای ثبت نام یا ایجاد تغییرات در مزایای خود، از پورتال آنلاین استفاده کنید: [لینک] اگر سؤالی دارید، لطفاً تماس بگیرید."
موفقیت شرکت (اعلان ها، اخبار، برنده ها و غیره)
"آخرین کمپین محصول ما در Ad Age نمایش داده شد! ما بدون تلاش و فداکاری تیممان نمی‌توانستیم این کار را انجام دهیم، تبریک می‌گویم 🎉"
"فروش سه ماهه دوم ما نسبت به سال گذشته 10٪ افزایش یافته است! به تیم فروش برای یافتن مشتریان جدید تبریک می‌گوییم."
هشدارهای امنیتی
"ما در قرنطینه هستیم. پروتکل‌ها را رعایت کنید تا زمانی که از این شماره تلفن به شما اطلاع رسانی شود"
حتی اگر اینترنت قطع باشد، افراد همچنان می‌توانند پیام های متنی دریافت کنند، بنابراین، همیشه برای برقراری ارتباط فوری و حساس به زمان در مواقع اضطراری پیام‌های متنی ارسال کنید.
نتیجه گیری
وقتی همه بایدها و نبایدها را بدانید، آداب پیامک حرفه‌ای چندان پیچیده نیست. استفاده از پیامک برای ارتباطات داخلی منجر به نرخ بالا و کمپین‌های پیام متنی بهتری می‌شود که می‌توانید آن‌ها را پیگیری کنید. با یک پلتفرم بازاریابی پیامکی قوی مانند فراپیامک می‌توانید هر چیزی را از ارسال متن به کل تیم گرفته تا یادآوری‌های شخصی‌شده جلسات ارسال کنید.
علاوه بر پیامک‌های گروهی و یادآوری قرار، پنل پیامکی دارای پیامک دو طرفه (قابلیت ارسال و دریافت پیامک) است تا بتوانید به صورت انفرادی با یک کارمند صحبت کنید. همچنین، می‌توانید از پیام‌های متنی برنامه‌ریزی‌شده برای اشتراک‌گذاری اطلاعیه‌های مهم در سراسر شرکت آسان‌تر از همیشه استفاده کنید.